Các loại đặt chỗ, phương pháp và tính năng của quy trình

2024 Tác giả: Harold Hamphrey | [email protected]. Sửa đổi lần cuối: 2023-12-17 10:25

Tất cả những ai đã ít nhất một lần đi du lịch bên ngoài thành phố hoặc đất nước của họ để công tác hoặc giải trí, đều phải đặt trước một phòng trong khách sạn hoặc nhà nghỉ. Nhưng ít ai biết rằng có một số hình thức đặt vé, mỗi hình thức đặt vé đều có những đặc điểm, ưu và nhược điểm riêng.

Đặt phòng là gì

Đặt phòng là một cách chỉ định phòng khách sạn hoặc nhà nghỉ cho khách hàng theo yêu cầu của họ. Trong quá trình đặt phòng, bạn sẽ cần xác định rõ thời gian lưu trú, số lượng người đặt phòng, loại phòng và giá của nó.

Thời gian lưu trú, bất kể hình thức đặt phòng, được tính từ số đêm ở trong phòng.
Khi tính đến số lượng người được giữ chỗ, cần cho biết có trẻ em trong số họ không, vì đôi khi họ ở miễn phí hoặc được giảm giá đặc biệt.
Khi chọn loại phòng hoặc phòng, bạn cần thỏa thuận trước về tất cả các tiện nghi cần thiết và tầm nhìn từ cửa sổ, điều này đối với một số du khách là điều quyết định, vì vậycách họ chỉ muốn nhìn thấy cảnh đẹp.
Riêng giá phòng cần làm rõ, có thể giảm vài phần trăm do đi vé nóng hoặc vì lý do nào khác.

Thực hiện các thao tác đặt vé

Trước khi bắt đầu tìm cách đăng ký đặt phòng, chúng ta hãy tìm ra chính xác người chịu trách nhiệm thực hiện các thao tác đó. Vì vậy, có ba loại hệ thống đặt phòng cho phép khách du lịch đảm bảo một số:

Hệ thống đặt phòng trung tâm hợp nhất tất cả các khách sạn trong khu vực thành một mạng lưới và khách du lịch có thể chỉ cần gọi đến một số điện thoại miễn phí để biết tình trạng phòng trống ở một số khách sạn cùng một lúc và sau đó chọn khách sạn phù hợp nhất một.
Các đại lý liên khách sạn cũng là mối liên kết giữa một số khách sạn và có thể dễ dàng kết nối khách du lịch hoặc công ty du lịch với một khách sạn phù hợp.
Đặt phòng tại khách sạn là cách phổ biến nhất để đặt phòng vì nó không liên quan đến trung gian và giúp bạn có thể trực tiếp đặt trước phòng mong muốn.

Đặt chỗ như thế nào?

Có ba loại yêu cầu đặt phòng chính sẽ cho phép khách du lịch đảm bảo khách sạn hoặc nhà nghỉ mát:

Đặt phòng qua điện thoại dễ như bóc quả lê. Nó sẽ là đủ để gọi, làm rõ tất cả các chi tiết cần thiết và đặt hàng cho mìnhphòng. Tuy nhiên, ở đây bạn sẽ không thể nhận được bất kỳ xác nhận nào rằng nơi ở được chỉ định cho bạn và ngoài ra, khi đặt phòng ở một quốc gia khác, có thể phát sinh hiểu lầm do không biết ngôn ngữ.
Bạn có thể gửi yêu cầu đến khách sạn mong muốn qua e-mail, trong đó bạn sẽ yêu cầu đặt trước một phòng nhất định cho mình. Tuy nhiên, trong trường hợp này, có khả năng dịch vụ phản hồi của khách sạn không hoạt động đủ nhanh và đơn giản là bạn sẽ không có thời gian để giữ chỗ trước thời điểm thích hợp.
Dịch vụ trực tuyến trên trang web cho phép bạn nhanh chóng tìm hiểu về tình trạng phòng trống trong khách sạn vào một ngày nhất định, đặt phòng độc lập cho mình và thanh toán ngay bằng thẻ ngân hàng. Đúng, tất cả điều này xảy ra tự động, vì vậy trong những trường hợp như vậy, sẽ không thể làm rõ tất cả các sắc thái mà bạn quan tâm và có khả năng xảy ra lỗi kỹ thuật trong hệ thống.

Các hình thức đặt chỗ chính

Có ba hình thức đặt trước số chính, hai trong số đó phổ biến ở nước ta và hình thức thứ ba chỉ hợp lệ ở nước ngoài.

Đặt phòng đảm bảo có nghĩa là phòng khách sạn sẽ được giữ miễn phí cho đến khi khách hàng đến nhận phòng. Vì vậy, khách du lịch không có giới hạn thời gian nghiêm ngặt, và anh ta không thể vội vàng chuyển đến, để không bị bỏ lại mà không có nhà ở. Đúng vậy, nếu vì lý do bất khả kháng mà anh ấy từ chối số, thì anh ấy sẽ phải bồi hoàn chi phí.
Không bảo đảmđặt phòng giả định rằng phòng khách sạn sẽ chỉ được giữ miễn phí cho đến 18:00, và nếu khách hàng không nhận phòng trước thời gian đó, đặt phòng sẽ tự động bị hủy.
Đặt phòng đôi bao gồm việc đặt trước một phòng đã được đặt trước đó. Có nghĩa là, nếu khách muốn định cư tại một khách sạn nào đó nhưng không còn chỗ ở đó, vẫn có thể đặt phòng với hy vọng người đã đặt phòng trước đó sẽ từ chối.

Một kiểu đặt phòng đảm bảo

Ngoài ra, có một số loại đặt chỗ đảm bảo, mỗi loại đều phổ biến trong khu vực của chúng tôi:

Thanh toán trước bằng chuyển khoản ngân hàng được thực hiện trong một thời gian nhất định trước khi khách đến khách sạn. Có thể thay đổi từ vài ngày đến vài tuần tùy thuộc vào chính sách của khách sạn.
Bảo đảm bằng Thẻ Tín dụng bao gồm việc hủy bỏ tiền phạt do không đến khách sạn trước ngày đã hẹn mà không hủy đặt phòng trước. Trong trường hợp này, khách sạn có thể xuất hóa đơn vào thẻ tín dụng của khách du lịch và sau một thời gian, ngân hàng sẽ rút số tiền này từ thẻ tín dụng và chuyển vào tài khoản của khách sạn.
Đặt cọc bao gồm việc thực hiện một số tiền nhất định tại quầy thu ngân của khách sạn. Sau đó, số tiền này có thể được hoàn lại cho khách hàng nếu họ hủy đặt phòng hoặc lên lịch lại nếu ngày đến thay đổi.
Một loại đặt phòng khác liên quan đến việc đảm bảo sự xuất hiện của một khách du lịch bởi một công ty, theo đó một thỏa thuận được ký kết giữa khách sạn và công ty du lịch gửi đến đókhách du lịch của bạn. Trong trường hợp này, tất cả các chi phí cho sự vắng mặt của khách do đại lý chi trả.
Việc sử dụng phiếu du lịch có nghĩa là khách du lịch đã thanh toán toàn bộ tiền phòng và tất cả các dịch vụ cho công ty du lịch. Trong trường hợp này, giá phòng đối với khách du lịch sẽ cao hơn so với việc trực tiếp đặt phòng khách sạn.

Đặt phòng không đảm bảo

Chúng ta cũng nên đề cập đến loại đặt phòng không đảm bảo này, vì nó có lợi thế nhất định so với đặt phòng có đảm bảo. Thật vậy, đối với loại hình này, bạn không cần thực hiện bất kỳ xác nhận nào về đặt phòng của mình - thanh toán trước, đặt tên cho số thẻ tín dụng, cung cấp bất kỳ dữ liệu cá nhân nào khác. Chỉ cần đặt một phòng ở một cái tên nhất định và ghi rõ ngày đặt phòng, sau đó bình tĩnh nhận phòng trước 12 giờ ngày hôm đó. Nếu bạn không có thời gian đến khách sạn vào thời gian này, thì đặt phòng sẽ tự động bay và khách sạn có quyền chuyển phòng cho khách hàng khác. Nhưng nếu không có khách nào khác và sau đó bạn đến khách sạn, bạn có thể dễ dàng nhận phòng đã chọn.

Giấy tờ chứng minh việc đặt chỗ

Khi khách du lịch hoặc công ty du lịch đặt phòng, khách sạn sẽ ký một thỏa thuận đặc biệt với họ. Có một số loại hợp đồng đặt chỗ:

hợp đồng thuê khách sạn cho phép công ty du lịch quyết định mức thuê nhất định làm thế nào để phục vụ khách du lịch của họ ở đó và đóng vai trò chủ khách sạn cho họ;
thỏa thuận cam kết làm cho điều đó trở nên khả thimột công ty du lịch giải quyết khách du lịch trong các phòng khách sạn, cố gắng lấp đầy 30-80% số phòng cho họ, do đó giá phòng cho khách du lịch có thể giảm;
Thỏa thuận ký kết không bắt buộc công ty du lịch phải lấp đầy khách của khách sạn, điều này không có lợi cho khách sạn, có nghĩa là giá phòng cho khách du lịch sẽ giống như khi họ đặt khách sạn. phòng của riêng mình;
thỏa thuận đặt phòng không thể hủy ngang buộc đại lý du lịch phải đảm bảo rằng khách sạn đã được đặt đầy đủ với khoản thanh toán đầy đủ cho những địa điểm đã đổi, đó là lý do tại sao có khả năng giảm giá rất lớn khi đặt phòng khách sạn cho khách du lịch;
Thỏa thuận đặt phòng hiện tại giả định việc đặt phòng thông thường và thanh toán trong trường hợp còn trống.

Thanh toán đặt chỗ

Sau khi chọn loại và phương thức đặt phòng và nhận được xác nhận đặt phòng, bạn có thể bắt đầu chọn hình thức thanh toán cho phòng đã đặt. Bạn có thể làm điều này với:

tiền mặt, được thanh toán tại ngân hàng, chính khách sạn hoặc tại văn phòng của hệ thống đặt phòng, nơi bạn sẽ nhận được biên lai xác nhận đã thanh toán cho phòng bạn đã chọn;
chuyển tiền từ tài khoản hiện tại của bạn vào tài khoản của khách sạn hoặc văn phòng xử lý đặt phòng;
thẻ ngân hàng để bạn chuyển tiền vào tài khoản khách sạn thông qua dịch vụ Internet;
hệ thống thanh toán điện tử cho phép bạn chuyển tiền từ dịch vụ "WebMoney" hoặc "Yandex. Money" thông qua một chương trình hoặc thiết bị đầu cuối đặc biệt.

Đặt phòng theo nhóm

Cần đặc biệt đề cập đến hình thức đặt phòng trong khách sạn theo nhóm, khi một số phòng được đặt cùng một lúc cho một nhóm khách du lịch hoặc những người tham gia hội nghị, cuộc họp. Thông thường, trong trường hợp này, công ty du lịch và đơn vị tổ chức hội nghị xử lý việc đặt phòng, do đó khách du lịch sẽ không cần phải làm gì cả. Sẽ đủ tiền để trả cho người tổ chức sự kiện và đến điểm hẹn đúng giờ. Và người chịu trách nhiệm về phần còn lại hoặc hội nghị sẽ phải thiết lập mối quan hệ kinh doanh chặt chẽ với dịch vụ khách sạn, để khách hàng được phân bổ phòng thoải mái, bữa ăn và dịch vụ đưa đón. Họ cũng giải quyết mọi vấn đề phát sinh và có thể hủy đặt phòng nếu một người hủy chuyến đi hoặc khách sạn không thể đáp ứng tất cả các điều kiện của ban tổ chức sự kiện.

Loại hủy

Tuy nhiên, đôi khi thành ra chuyến đi bị hủy hoặc có lựa chọn chỗ ở tốt hơn phòng đã đặt. Trong trường hợp này, khách du lịch có quyền từ chối đặt phòng và có một số lựa chọn để hủy phòng đã đặt cùng một lúc.

Việc hủy đặt phòng không đảm bảo liên quan đến việc hủy đặt phòng thông thường qua điện thoại và không có bất kỳ hậu quả nào đối với khách du lịch.
Việc hủy đặt phòng có đặt cọc ngụ ý rằng sau đó khách du lịch sẽ có thể thu lại hoặc một phần số tiền đã đặt cọc nếu họ hủy đặt phòng trước.
Việc hủy đặt phòng được đảm bảo bằng thẻ tín dụng ngụ ý rằng sau đó khách du lịch sẽ bị tính một số tiền nhất định trong trường hợp hủy đặt phòngáo giáp.

Từ chối giải quyết

Bất kể công nghệ và hình thức đặt phòng bạn đã chọn là gì, có thể xảy ra trường hợp khi đến khách sạn đã đặt trước, có thể không còn phòng.

Điều này có thể do một số trường hợp bất khả kháng hoặc do hệ thống bị lỗi, và trong trường hợp đặt phòng đảm bảo của khách du lịch, khách sạn có nghĩa vụ đặt khách hàng ở một khách sạn khác có chất lượng tương đương, thanh toán cho họ. cho đêm nghỉ tại khách sạn này, đồng thời cho cơ hội gọi điện thoại để khách du lịch có thể thông báo về nơi ở mới của mình. Hơn nữa, nếu khách phải chuyển đến khách sạn khác thì người đứng đầu bộ phận lễ tân khách sạn phải đến gặp, xin lỗi và cho biết lý do của việc di dời. Nhưng nếu khách du lịch không muốn ở lại khách sạn khác hơn một ngày, sau đó họ phải được đưa đón miễn phí đến khách sạn đã đặt trước.

Trong trường hợp đặt phòng không đảm bảo hoặc đặt hai lần, khách sạn từ chối nhận phòng, mọi rủi ro do khách du lịch chịu, đơn giản là khách sẽ phải tìm khách sạn mới.